Um einen Benutzer zu Deaktivieren gibt es verschiedene Werte. Es gibt in der "core_users" - Tabelle der Base-Datenbank (via KAS zu erreichen) zwei Felder: "deleted" und "hidden". Steht "deleted" auf 1, bedeutet das, dass dieser Nutzer über alle Projekt hinweg als gelöscht gilt. Er taucht in keinem Projekt und auch keiner Auswertung mehr auf. Ein Login ist ebenso nicht mehr möglich. Bei "hidden" auf 1 kann sich der Nutzer nicht mehr einloggen, gilt aber in allen Projekt als "inaktiv" und wirdauch entsprechend gekennzeichnet. Er taucht aber nach wie vor im System noch auf und kann zu statistischen Auswertungen mit abgerufen werden. Scheidet ein Nutzer ersatzlos aus einem Projekt aus, nimmt man also den hidden-Wert um seine Tätigkeiten zu erhalten. Wird der Nutzer durch einen anderen ersetzt und ist auch in keinem weiteren Projekt mehr tätig, nimmt man "deleted".
Einige Nutzer sind in mehreren Projekt aktiv, sodass es möglich sein muss, Nutzer nur in einzelnen Projekte zu deaktivieren. Dafür gibt es im Datenbankfeld "xmldata" die Werte "system" und "access". "system" sind die Projekte, zu denen der Nutzer zugeordnet ist und "access" sind die Projekte, bei denen der Nutzer sich einloggen kann, also aktiv ist. In diesen Fällen kann man "deleted" und "hidden" nicht verwenden, weil diese alle Projekte betreffen. War ein Nutzer bisher in der Projekten 14 und 16 aktiv, hat er bei "system" und "access" entsprechend "14,16" drin stehen. Scheidet er nun nur bei Projekt 16 aus, so entfernt man zunächst bei "access" die 16. Dann kann sich der Nutzer dort nicht mehr anmelden, bleibt aber für statistische Erhebungen im Projekt sichtbar. Wird er vollständig ersetzt, kann auch die 16 bei "system" entfernt werden.